Verkkosivujen tarjouspyyntö vaikuttaa ratkaisevasti siihen, millaisia tarjouksia yritys saa ja kuinka hyvin niitä voidaan vertailla. Jos projektin tavoitteet, sisällöt ja vastuut jäävät epäselviksi, toimittajat voivat tarjota keskenään hyvin erilaisia kokonaisuuksia.
Huolellisesti laadittu tarjouspyyntö auttaa pk-yritystä määrittelemään todelliset tarpeensa, vertailemaan tarjouksia samoilla perusteilla ja välttämään tarpeettomia kustannuksia. Tässä artikkelissa käymme läpi, mitä hyvän verkkosivujen tarjouspyynnön pitää sisältää ja miten yritys valitsee tarpeisiinsa sopivan toteutuskumppanin.
Miksi verkkosivujen tarjouspyyntö kannattaa laatia huolellisesti?
Verkkosivujen tarjouspyyntö kannattaa laatia huolellisesti, koska se määrittää, millaiseen ongelmaan toimittajat tarjoavat ratkaisua. Jos yritys pyytää tarjousta vain uusista verkkosivuista, toimittaja joutuu tekemään oletuksia siitä, mitä uudistus sisältää ja mitä sillä tavoitellaan.
Yksi toimittaja voi olettaa, että nykyiset tekstit siirretään sellaisinaan uudelle sivustolle. Toinen voi sisällyttää tarjoukseen sisältöstrategian ja tekstien uudistamisen. Kolmas voi olettaa asiakkaan vastaavan itse kuvista, hakukoneoptimoinnista ja sivuston julkaisuvalmisteluista.
Tällöin tarjoukset eivät välttämättä ole keskenään vertailukelpoisia, vaikka kaikissa lukisi sama lopputulos: uusi verkkosivusto.
Huolellinen tarjouspyyntö vähentää epäselvyyksiä jo ennen projektin käynnistymistä. Sen avulla voidaan tunnistaa, mitkä asiat kuuluvat toimittajan vastuulle, mitä asiakkaalta edellytetään ja mistä mahdolliset lisäkustannukset muodostuvat.
Tarjouspyyntö on samalla yritykselle hyödyllinen suunnitteluvaihe. Se pakottaa pohtimaan, miksi verkkosivut halutaan uudistaa ja mitä uudistuksella pitäisi saada aikaan. Ilman tätä pohdintaa projekti saattaa keskittyä ulkoasuun, vaikka todellinen ongelma olisi esimerkiksi epäselvä palvelutarjonta, heikko hakunäkyvyys tai vähäinen yhteydenottojen määrä.
Mistä verkkosivuprojektin tavoitteiden määrittely kannattaa aloittaa?
Verkkosivuprojektin tavoitteiden määrittely kannattaa aloittaa siitä, mitä yritys haluaa verkkosivustollaan saavuttaa. Tavoitteena voi olla uusien asiakkaiden hankinta, palveluiden tunnettuuden kasvattaminen, uusille markkinoille laajentuminen, rekrytoinnin tukeminen tai nykyisen asiakaskokemuksen parantaminen.
Tavoitteiden pitäisi olla riittävän konkreettisia, jotta niiden perusteella voidaan tehdä suunnitteluratkaisuja. Esimerkiksi tavoite ”haluamme nykyaikaiset verkkosivut” kertoo lähinnä uudistuksen visuaalisesta odotuksesta. Se ei vielä kerro, millaisia asiakkaita sivuston pitäisi tavoittaa tai mitä heidän toivotaan tekevän siellä.
Sen sijaan tavoite ”haluamme kasvattaa uusien B2B-asiakkaiden yhteydenottoja ja tehdä palvelutarjontamme ymmärrettävämmäksi” antaa suunnittelulle huomattavasti selkeämmän suunnan.
Tämä vaikuttaa sivuston rakenteeseen, sisältöihin, hakukoneoptimointiin, toimintakehotuksiin ja analytiikkaan.
Jos yrityksen tavoitteena on kansainvälistyminen, tarjouspyynnössä pitää huomioida myös kieliversiot, kohdemarkkinat ja kansainvälinen hakunäkyvyys. Jos taas tavoitteena on vahvistaa asiantuntija-asemaa, sisällöllinen suunnittelu, referenssit ja asiantuntija-artikkelit voivat olla projektin keskeisiä osia.
Toimittajan pitää ymmärtää, millaista liiketoiminnallista muutosta verkkosivustolta odotetaan. Muuten projekti voi onnistua teknisesti ja visuaalisesti, mutta jäädä kaupallisilta vaikutuksiltaan vaatimattomaksi.
Mitä yrityksen nykytilanteesta pitää kertoa tarjouspyynnössä?
Yrityksen nykytilanteesta kannattaa kertoa ainakin nykyisen verkkosivuston osoite, keskeiset ongelmat, toimivat ratkaisut ja ne syyt, joiden vuoksi uudistus on ajankohtainen. Erityisen hyödyllistä on kuvata, mikä nykyisessä sivustossa ei palvele yritystä tai sen asiakkaita riittävän hyvin.
Ongelmana voi olla esimerkiksi vanhentunut visuaalinen ilme, vaikeasti ymmärrettävä palvelurakenne, heikko mobiilikäytettävyys, puutteellinen hakunäkyvyys tai sisällön päivittämisen hankaluus. Myös verkkosivuston tekninen ylläpito tai riippuvuus yksittäisestä toimittajasta voi olla uudistuksen taustalla.
Kaikkea ei kuitenkaan tarvitse uusia vain siksi, että verkkosivuprojekti käynnistetään. Nykyisellä sivustolla voi olla hyvää sisältöä, toimivia palvelukuvauksia, vahvoja hakukonesijoituksia ja teknisiä ratkaisuja, jotka kannattaa säilyttää. Toimittajan pitäisi pystyä arvioimaan, mitä on perusteltua kehittää ja mitä voidaan hyödyntää uudessa kokonaisuudessa.
Tarjouspyynnössä kannattaa myös kertoa, mitä nykyisestä sivustosta tiedetään. Onko Google Analytics tai Search Console käytössä? Mitkä sivut tuovat eniten kävijöitä? Mistä yhteydenottoja syntyy? Onko nykyiseen sivustoon liittyviä teknisiä ongelmia tai integraatioita?
Jos analytiikkatietoa ei ole saatavilla, sekin on hyödyllinen tieto. Silloin toimittaja voi ehdottaa nykytilanteen kartoittamista ennen varsinaista suunnittelua.
Miten verkkosivuston kohderyhmät ja ostopolku pitäisi määritellä?
Verkkosivuston kohderyhmät ja ostopolku pitäisi määritellä niin, että toimittaja ymmärtää, kenelle sivusto rakennetaan ja millaista tietoa asiakkaat tarvitsevat ennen yhteydenottoa.
B2B-yrityksessä verkkosivustolla voi olla useita erilaisia käyttäjäryhmiä. Toimitusjohtaja etsii ehkä kokonaiskuvaa yhteistyön hyödyistä, hankintapäällikkö arvioi toimittajan luotettavuutta ja tekninen asiantuntija tarvitsee yksityiskohtaista tietoa tuotteista, ratkaisuista tai käyttökohteista. Näiden käyttäjien tiedontarpeet ovat erilaisia, vaikka he osallistuisivat samaan ostopäätökseen.
Tarjouspyynnössä olisi hyvä kertoa, millaisia asiakasryhmiä yritys tavoittelee, mitä ongelmia se ratkaisee niille ja millainen rooli verkkosivustolla on myyntiprosessissa. Jos ostaminen edellyttää pitkää harkintaa ja useiden henkilöiden hyväksyntää, sivuston pitää tarjota riittävästi tietoa vaihtoehtojen arviointiin. Tällöin referenssit, asiakastarinat, tekniset kuvaukset ja asiantuntijasisällöt voivat olla yhtä tärkeitä kuin varsinaiset palvelusivut.
Hyvä verkkosivusto ei ainoastaan esittele yritystä. Se auttaa asiakasta ymmärtämään tarpeensa, arvioimaan yrityksen soveltuvuutta ja etenemään kohti perusteltua ostopäätöstä.
Mitä verkkosivujen sisällöistä ja rakenteesta pitää sopia?
Verkkosivujen sisällöistä ja rakenteesta pitää sopia riittävän tarkasti, koska ne vaikuttavat sekä projektin kustannuksiin että verkkosivuston toimivuuteen.
Sivuston rakenne ei tarkoita pelkästään päävalikon suunnittelua. Se tarkoittaa sitä, miten yrityksen palvelut, tuotteet, asiantuntemus, referenssit ja muut keskeiset sisällöt järjestetään käyttäjän näkökulmasta ymmärrettäväksi kokonaisuudeksi.
Tarjouspyynnössä kannattaa kertoa, kuinka laajasta sivustosta on alustavasti kyse ja mitä sisältötyyppejä tarvitaan. Yritys voi esimerkiksi tarvita etusivun, palvelualasivuja, referenssikokonaisuuden, asiantuntijablogin, yritysesittelyn ja yhteydenottosivun. Joissakin hankkeissa tarvitaan lisäksi kieliversioita, tuotekatalogeja, ladattavia materiaaleja tai erillisiä kampanjasivuja.
Keskeinen kysymys on, kuka vastaa sisältöjen suunnittelusta ja tuottamisesta.
Jos yritys toimittaa kaikki tekstit valmiina, projekti on erilainen kuin tilanteessa, jossa toimittaja haastattelee yrityksen asiantuntijoita, suunnittelee sisältörakenteen ja kirjoittaa hakukoneoptimoidut tekstit. Sisällöntuotannon työmäärä voi olla merkittävä osa koko verkkosivuprojektia. Siksi sen sisältyminen tarjoukseen pitää määritellä selvästi. Erityisesti B2B-yrityksessä sisältöjen laatu ratkaisee paljon. Visuaalisesti näyttävä sivusto ei välttämättä tue myyntiä, jos asiakas ei ymmärrä, mitä yritys tarjoaa, kenelle ratkaisu soveltuu ja miksi yritys olisi oikea yhteistyökumppani.
Miten brändi ja visuaalinen suunnittelu huomioidaan tarjouspyynnössä?
Brändi ja visuaalinen suunnittelu pitää huomioida tarjouspyynnössä erillisinä mutta toisiinsa liittyvinä asioina. Verkkosivuston uudistaminen voi tarkoittaa nykyisen brändi-ilmeen soveltamista digitaaliseen ympäristöön tai samalla laajempaa yrityksen visuaalisen identiteetin kehittämistä.
Näiden toteutusten työmäärä ja tavoitteet ovat erilaisia. Jos yrityksellä on selkeä brändistrategia, toimiva visuaalinen identiteetti ja ajantasainen graafinen ohjeisto, verkkosivujen suunnittelu voidaan perustaa niihin. Jos taas yrityksen nykyinen ilme on epäyhtenäinen tai brändin positiointi epäselvä, pelkkä verkkosivuston ulkoasun modernisointi ei välttämättä ratkaise keskeistä ongelmaa.
Tarjouspyynnössä kannattaa kertoa, halutaanko nykyinen ilme säilyttää, kehittää sitä vai uudistaa se kokonaan. Samalla on hyvä erottaa toisistaan verkkosivuston käyttöliittymäsuunnittelu ja yrityksen laajempi brändityö. Verkkosivujen visuaalinen suunnittelu ei automaattisesti sisällä brändistrategian, logon, typografian tai muun visuaalisen identiteetin uudistamista.
Tärkeintä on, että tarjous vastaa todelliseen tarpeeseen. Yrityksen ei kannata ostaa laajaa brändiuudistusta, jos nykyinen brändi toimii hyvin. Toisaalta epäselvää brändiä ei välttämättä saada korjattua pelkällä uudella verkkosivupohjalla.
Mitä teknisestä toteutuksesta pitää määritellä?
Teknisestä toteutuksesta pitää määritellä sivuston keskeiset toiminnallisuudet, ylläpidettävyys, integraatiot, tietoturva ja vastuunjako. Kaikkia teknologisia ratkaisuja ei tarvitse päättää etukäteen, mutta yrityksen pitää kertoa, mitä sivustolla halutaan tehdä ja miten sitä käytetään julkaisun jälkeen.
Yksi keskeisistä kysymyksistä on sisällönhallintajärjestelmä. Yritys voi toivoa esimerkiksi WordPress-toteutusta, mutta tärkeämpää kuin yksittäinen teknologia on ymmärtää, miten sivustoa voidaan päivittää, kuka sitä ylläpitää ja millaisia kustannuksia ratkaisu aiheuttaa tulevaisuudessa.
Tarjouspyynnössä on hyvä kuvata mahdolliset integraatiot asiakkuudenhallintaan, markkinoinnin automaatioon, ajanvaraukseen, rekrytointiin tai muihin käytössä oleviin järjestelmiin. Samoin pitää huomioida mahdolliset lomakkeet, tiedostolataukset, kieliversiot, käyttäjäoikeudet ja muut toiminnallisuudet.
Tekninen toteutus vaikuttaa myös sivuston nopeuteen, mobiilikäytettävyyteen, saavutettavuuteen ja tietoturvaan. Tarjouspyynnössä kannattaa edellyttää, että toimittaja kertoo, miten nämä asiat huomioidaan suunnittelussa ja laadunvarmistuksessa.
Erityisen tärkeää on, ettei yritys jää tarpeettomasti riippuvaiseksi yhdestä teknisestä toimittajasta. Sivuston ylläpidon, jatkokehityksen ja mahdollisen toimittajanvaihdoksen pitää olla mahdollista myös projektin valmistumisen jälkeen.
Miksi hakukoneoptimointi pitää sisällyttää verkkosivujen tarjouspyyntöön?
Hakukoneoptimointi pitää sisällyttää verkkosivujen tarjouspyyntöön, koska sivuston rakenne, sisältö ja tekninen toteutus vaikuttavat suoraan sen mahdollisuuksiin löytyä Googlesta ja muista hakupalveluista.
SEO ei ole vain julkaisun jälkeen tehtävä lisätoimenpide. Se liittyy sivuston suunnitteluun alusta alkaen. Hakukoneoptimoinnissa on kyse muun muassa siitä, millä hakutermeillä potentiaaliset asiakkaat etsivät yrityksen palveluita, miten sivuston sisältörakenne vastaa näihin hakuihin ja miten hakukoneet voivat löytää ja ymmärtää sivuston sisällöt.
Jos SEO huomioidaan vasta verkkosivujen valmistuttua, rakenteeseen ja sisältöihin saatetaan joutua tekemään muutoksia, jotka olisi voitu välttää suunnitteluvaiheessa.
Erityisen tärkeää hakukoneoptimointi on silloin, kun uudistetaan jo olemassa oleva sivusto. Nykyisellä verkkosivustolla voi olla hakukonenäkyvyyttä, joka perustuu vuosien aikana kertyneisiin sisältöihin ja linkkeihin. Jos vanhoja sivuja poistetaan, URL-osoitteita muutetaan tai sisältöjä yhdistetään ilman suunnitelmaa, osa näkyvyydestä voi vaarantua.
Googlen verkkosivuston siirtämistä koskeva ohjeistus suosittelee muun muassa vanhojen ja uusien URL-osoitteiden vastaavuuksien suunnittelua, pysyviä uudelleenohjauksia sekä näkyvyyden seuraamista muutoksen jälkeen.
Tarjouspyynnössä pitää siksi selvittää, kuuluuko nykyisen hakunäkyvyyden kartoitus, avainsanatutkimus, sisältöjen optimointi, URL-ohjaukset ja julkaisun jälkeinen seuranta tarjottuun kokonaisuuteen.
Sama koskee tekoälyhakuja. Googlen AI-hakutoimintoja koskevan ohjeistuksen mukaan normaalit SEO-periaatteet ovat edelleen olennaisia myös tekoälypohjaisessa haussa. Hyödylliset, indeksoitavat ja ymmärrettävästi rakennetut sisällöt muodostavat siten perustan sekä perinteiselle hakunäkyvyydelle että tekoälyhakujen löydettävyydelle.
Erillistä tekoälynäkyvyyttä takaavaa optimointia ei kuitenkaan voi luvata. Tarjouksessa pitäisi kertoa konkreettisesti, mitä SEO- ja GEO-toimenpiteitä tehdään ja mitä niillä tavoitellaan.
Miten verkkosivujen yhteydenotot ja analytiikka pitäisi huomioida?
Verkkosivujen yhteydenotot ja analytiikka pitäisi huomioida jo tarjouspyynnössä, koska niiden avulla voidaan arvioida, tukeeko uusi sivusto yrityksen liiketoiminnallisia tavoitteita. Pelkkä kävijämäärä ei yleensä riitä verkkosivuston onnistumisen mittariksi. B2B-yritykselle olennaisempaa voi olla se, kuinka moni oikeanlaiseen kohderyhmään kuuluva kävijä tutustuu palveluihin, lukee referenssejä ja ottaa yhteyttä. Tällöin sivustolle tarvitaan selkeät toimintakehotukset ja asiakkaan etenemistä tukevat sisältöpolut. Esimerkiksi tarjouspyyntölomake, yhteydenottopainikkeet, asiantuntijan yhteystiedot tai mahdollisuus varata keskusteluaika voivat olla tärkeitä konversiopisteitä. Niiden valinta riippuu siitä, miten yrityksen myyntiprosessi toimii.
Tarjouspyynnössä kannattaa määritellä, miten yhteydenottojen toimivuus testataan ja mitä tapahtumia analytiikassa halutaan seurata. Samalla pitää sopia analytiikkatyökalujen käyttöönotosta, käyttäjähallinnasta ja tarvittavista tietosuojaratkaisuista. Jos sivustolla käytetään esimerkiksi analytiikkaan tai markkinointiin liittyviä suostumusta edellyttäviä evästeitä, niiden hallinta pitää toteuttaa asianmukaisesti. Analytiikan tehtävä ei ole vain raportoida kävijöiden määrää. Sen pitäisi tuottaa tietoa siitä, miten verkkosivusto auttaa asiakasta etenemään ja mitä sivustolla kannattaa kehittää jatkossa.
Mitä verkkosivujen omistajuudesta ja ylläpidosta pitää sopia?
Verkkosivujen omistajuudesta ja ylläpidosta pitää sopia ennen projektin käynnistymistä, koska nämä asiat vaikuttavat yrityksen mahdollisuuksiin hallita ja kehittää sivustoaan pitkällä aikavälillä.
Tarjouspyynnössä kannattaa edellyttää selkeää kuvausta siitä, kuka hallinnoi verkkotunnusta, hosting-palvelua, sisällönhallintajärjestelmää, käyttäjätunnuksia ja analytiikkatilejä.
Erityisen tärkeää on selvittää, millaiset käyttö- ja luovutusoikeudet yritys saa sivuston tekniseen toteutukseen, suunnitteluaineistoihin, teksteihin, kuviin ja muihin materiaaleihin.
Kaikki verkkosivuston osat eivät välttämättä siirry automaattisesti asiakkaan omistukseen. Esimerkiksi lisensoiduilla ohjelmistoilla, fonteilla, kuvilla ja teknisillä komponenteilla voi olla omat käyttöehtonsa.
Myös ylläpidon sisältö pitää määritellä. Kuuluvatko ohjelmistopäivitykset, tietoturvapäivitykset, varmuuskopiointi, tekninen valvonta ja ongelmatilanteiden korjaaminen jatkuvaan palveluun vai laskutetaanko niistä erikseen? Entä kuka vastaa sivuston sisällöllisestä kehittämisestä, uusien sivujen rakentamisesta ja hakukoneoptimoinnin jatkamisesta?
Yrityksen kannattaa arvioida verkkosivustoa usean vuoden investointina eikä pelkkänä kertaluonteisena hankintana. Edullinen toteutushinta voi menettää merkityksensä, jos ylläpito, muutostyöt tai toimittajasta irtautuminen aiheuttavat myöhemmin odottamattomia kustannuksia.
Miten verkkosivuprojektin budjetti ja aikataulu kannattaa määritellä?
Verkkosivuprojektin budjetti ja aikataulu kannattaa määritellä mahdollisimman realistisesti, jotta toimittajat pystyvät ehdottamaan tarpeeseen ja resursseihin sopivaa toteutusta.
Yrityksen ei tarvitse tietää tarkkaa hintaa ennen tarjouspyyntöä. Sen kannattaa kuitenkin kertoa mahdollinen budjettiraami tai vähintään se, millaisesta hankekokonaisuudesta on kyse.
Budjettiraami auttaa toimittajaa arvioimaan, minkä laajuinen ratkaisu on realistinen. Ilman sitä toimittajat voivat tarjota keskenään hyvin erilaisia kokonaisuuksia, joiden hinnat eivät kerro suoraan toteutusten keskinäisestä paremmuudesta.
Sama koskee aikataulua. Jos verkkosivuston pitää valmistua esimerkiksi ennen messuja, yrityksen lanseerausta tai uuden liiketoiminnan käynnistymistä, tämä pitää kertoa tarjouspyynnössä. Aikataulussa on huomioitava myös asiakkaan oma työ. Sisältöjen toimittaminen, suunnitelmien kommentointi, valokuvien hankinta, hyväksynnät ja mahdolliset käännökset voivat vaikuttaa merkittävästi projektin etenemiseen. Tarjouksessa kannattaa pyytää vaiheistettu aikataulu, jossa näkyvät suunnittelu, sisältötyö, visuaalinen toteutus, tekninen toteutus, testaus ja julkaisu.
Samalla pitää sopia, miten muutostarpeet käsitellään. Jos projektin laajuus muuttuu työn aikana, vaikutusten hintaan ja aikatauluun pitää olla selviä molemmille osapuolille.
Mitä hyvän verkkosivujen tarjouspyynnön pitää sisältää?
Hyvän verkkosivujen tarjouspyynnön pitää sisältää riittävät lähtötiedot yrityksestä, tavoitteista, kohderyhmistä, nykytilanteesta ja toteutuksen odotuksista. Kaikkia yksityiskohtia ei tarvitse ratkaista valmiiksi, mutta toimittajan pitää pystyä arvioimaan hankkeen laajuutta ja tarvittavaa työmäärää.
Seuraavaa rakennetta voi käyttää pk-yrityksen verkkosivujen tarjouspyyntöpohjana.
Verkkosivujen tarjouspyyntöpohja: 10 keskeistä kohtaa
- Yrityksen esittely: Kerro lyhyesti yrityksen toiminnasta, palveluista, kohderyhmistä ja markkinoista.
- Projektin tausta ja tavoitteet: Miksi verkkosivut uudistetaan ja mitä uudistuksella halutaan saavuttaa?
- Nykyinen verkkosivusto: Ilmoita sivuston osoite, nykyiset ongelmat ja asiat, jotka halutaan säilyttää.
- Kohderyhmät ja ostopolku: Kenelle sivusto suunnataan ja miten sen pitäisi tukea asiakkaiden päätöksentekoa?
- Sivuston rakenne ja sisällöt: Kuvaa tarvittavat sivutyypit, kieliversiot sekä sisällöntuotannon vastuut.
- Brändi ja visuaalinen ilme: Kerro, sovelletaanko nykyistä ilmettä vai sisältyykö hankkeeseen sen kehittäminen.
- Tekninen toteutus: Kuvaa tarvittavat toiminnallisuudet, integraatiot, ylläpidettävyys ja tekniset erityisvaatimukset.
- SEO, GEO ja analytiikka: Määrittele hakunäkyvyyden tavoitteet, nykyisen näkyvyyden säilyttäminen sekä analytiikan ja konversioseurannan tarpeet.
- Budjetti ja aikataulu: Ilmoita mahdollinen budjettiraami, toivottu julkaisuaikataulu ja projektin keskeiset rajaukset.
- Tarjouksen sisältö: Pyydä erittely työvaiheista, vastuista, kustannuksista, ylläpidosta, käyttöoikeuksista ja mahdollisista lisätöistä.
Tällainen tarjouspyyntöpohja helpottaa toimittajan työtä ja antaa tilaajalle yhtenäisen perustan tarjousten vertailemiseen.
Kaikkien kohtien ei tarvitse olla täysin valmiiksi määriteltyjä. Jos esimerkiksi sivuston rakennetta tai teknologiaa ei vielä tunneta, tarjouspyynnössä voidaan pyytää toimittajaa ehdottamaan ratkaisua ja erittelemään tarvittavan määrittelytyön kustannukset.
Hyvä tarjouspyyntö antaa siis riittävästi suuntaa, mutta jättää tilaa toimittajan asiantuntemukselle.
Miten verkkosivutoimistojen tarjouksia kannattaa vertailla?
Verkkosivutoimistojen tarjouksia kannattaa vertailla niiden sisällön, toteutustavan, vastuunjaon ja kokonaiskustannusten perusteella. Pelkkä kokonaishinta ei riitä, koska eri tarjoukset voivat sisältää hyvin erilaisen määrän suunnittelua ja toteutusta.
Jos yksi toimittaja tarjoaa verkkosivuston teknisen toteutuksen asiakkaan valmiista aineistoista ja toinen vastaa lisäksi strategisesta suunnittelusta, tekstien uudistamisesta, hakukoneoptimoinnista ja laadunvarmistuksesta, tarjousten hintaero ei välttämättä kerro toimittajien kustannustehokkuudesta.
Vertailussa kannattaa selvittää, mitä kukin tarjous sisältää ja mitä jää asiakkaan omalle vastuulle.
| Vertailtava asia | Mitä tarjouksesta pitää selvitä? |
| Suunnittelu | Sisältyvätkö tavoitteiden määrittely, rakenne ja käyttöliittymäsuunnittelu? |
| Sisällöntuotanto | Kuka suunnittelee, kirjoittaa ja syöttää tekstit sekä hankkii kuvat? |
| Visuaalinen toteutus | Onko kyse räätälöidystä suunnittelusta vai valmiin sivupohjan soveltamisesta? |
| SEO ja GEO | Mitä konkreettisia hakunäkyvyyteen liittyviä toimenpiteitä tehdään? |
| Tekniikka | Mitkä toiminnallisuudet, integraatiot ja testaukset sisältyvät? |
| Julkaisu | Kuka vastaa sivuston siirrosta, URL-ohjauksista ja julkaisutestauksesta? |
| Ylläpito | Mitkä jatkuvat palvelut ja kustannukset sisältyvät kokonaisuuteen? |
| Omistajuus | Mitkä oikeudet ja hallintamahdollisuudet asiakas saa? |
| Projektinhallinta | Kuka johtaa projektia ja vastaa aikataulusta, viestinnästä ja hyväksynnöistä? |
| Lisätyöt | Miten muutokset hinnoitellaan ja hyväksytään? |
Vertailun tarkoituksena ei ole tehdä kaikista tarjouksista samanlaisia. Toimittajat voivat ehdottaa erilaisia ratkaisuja, ja juuri niissä voi olla merkittäviä eroja laadussa ja tarkoituksenmukaisuudessa.
Tärkeintä on, että yritys pystyy ymmärtämään, mistä erot johtuvat.
Miksi halvin verkkosivutarjous ei välttämättä ole kokonaistaloudellisesti edullisin?
Halvin verkkosivutarjous ei välttämättä ole kokonaistaloudellisesti edullisin, koska verkkosivuston arvo ja kustannukset muodostuvat pidemmällä aikavälillä kuin pelkän rakennusprojektin aikana. Edullinen verkkosivusto voi olla täysin tarkoituksenmukainen ratkaisu yritykselle, jonka tarpeet ovat yksinkertaiset ja jonka sisällöt ovat valmiina. Ongelmia syntyy, jos hankitaan rajattu toteutus tilanteeseen, jossa yritys tarvitsee todellisuudessa laajempaa suunnittelua.
Jos sivuston palvelurakenne jää epäselväksi, tekstit eivät vastaa asiakkaiden tiedontarpeisiin tai hakukoneoptimointi joudutaan tekemään jälkikäteen, alkuperäinen säästö voi johtaa uusiin kustannuksiin. Sama koskee teknisiä ratkaisuja, joiden ylläpito tai jatkokehittäminen osoittautuu hankalaksi.
Verkkosivuprojektin taloudellisuutta kannattaa arvioida suhteessa siihen, mitä sivustolla tavoitellaan. Jos sen tarkoituksena on tukea uusasiakashankintaa ja myyntiä, myös löydettävyyden, sisältöjen ja konversioiden suunnittelulla on liiketoiminnallista arvoa. Halpa toteutus ei siis automaattisesti ole huono, eikä kallis toteutus automaattisesti hyvä.
Ratkaisevaa on se, kuinka tarkoituksenmukaisesti investointi vastaa yrityksen tarpeeseen ja millaiset mahdollisuudet se tarjoaa tulevaan kehittämiseen.
Miten yritys valitsee oikean kumppanin verkkosivuprojektiin?
Yritys valitsee oikean kumppanin verkkosivuprojektiin arvioimalla toimittajan osaamista, toimintatapaa ja kykyä ymmärtää liiketoiminnan tavoitteita. Referenssit ovat tärkeä osa arviointia, mutta niiden lisäksi kannattaa tarkastella, miten toimittaja lähestyy itse hanketta.
Kysyykö toimittaja asiakkaista, liiketoiminnasta ja myynnin tavoitteista? Haluaako hän ymmärtää nykyisen sivuston ongelmia? Tunnistaako hän sisältöjen ja hakunäkyvyyden merkityksen? Osaako hän perustella ehdottamansa tekniset ja visuaaliset ratkaisut? Näiden kysymysten avulla voidaan arvioida, tarjoaako toimittaja ensisijaisesti verkkosivujen rakentamista vai laajempaa ymmärrystä siitä, miten verkkosivusto tukee yrityksen tavoitteita.
Myös projektin yhteistyömallilla on merkitystä. B2B-verkkosivuston uudistaminen vaatii usein asiakkaan oman asiantuntemuksen hyödyntämistä. Yrityksen johto, myynti ja eri palvelualueiden asiantuntijat voivat olla keskeisessä roolissa, kun määritellään palvelulupauksia, asiakashyötyjä ja sisältöjä. Hyvä kumppani osaa johtaa tätä työtä ja muuttaa yrityksen sisäisen osaamisen asiakkaille ymmärrettäväksi verkkosisällöksi.
Lopullinen valinta kannattaa tehdä kokonaisarvion perusteella: ymmärtääkö toimittaja yrityksen tavoitteet, onko tarjottu ratkaisu perusteltu, ovatko vastuut selkeät ja syntyykö yhteistyöstä luottamus siihen, että projekti etenee hallitusti?
Yhteenveto: miten laadit verkkosivujen tarjouspyynnön, joka johtaa onnistuneeseen hankintaan?
Hyvä verkkosivujen tarjouspyyntö lähtee liiketoiminnan tavoitteista eikä pelkästään sivuston ulkoasusta tai teknisestä toteutuksesta. Yrityksen pitää tunnistaa, miksi verkkosivut uudistetaan, millaisia asiakkaita niillä halutaan tavoittaa ja miten sivuston pitäisi tukea myyntiä, asiakaspalvelua tai muita liiketoiminnan tavoitteita.
Tarjouspyynnössä kannattaa kuvata nykytilanne, kohderyhmät, sisältötarpeet, visuaaliset tavoitteet, tekniset vaatimukset, hakukoneoptimointi, analytiikka, ylläpito ja vastuunjako. Samalla on tärkeää kertoa, mitä yritys odottaa toimittajalta ja mitkä asiat se pystyy tekemään itse. Kun lähtötiedot ovat selkeät, toimittajat voivat antaa perusteltuja ehdotuksia ja yritys pystyy vertailemaan tarjouksia niiden todellisen sisällön perusteella.
Verkkosivujen hankinnassa ei lopulta ole kyse vain uuden sivuston ostamisesta. Kyse on siitä, millainen digitaalinen kokonaisuus auttaa yritystä tekemään osaamisensa näkyväksi, tavoittamaan oikeat asiakkaat ja tukemaan heidän päätöksentekoaan. Siksi onnistuneen verkkosivuprojektin ensimmäinen tärkeä päätös tehdään usein jo ennen tarjousten saamista: silloin, kun yritys määrittelee, mitä se oikeastaan tarvitsee ja millaista tulosta hankinnalla tavoittelee.
—
Lue myös: